Форма П-2ДС для органов местного самоуправления

Форма П-2ДС для органов местного самоуправления — это личная карточка должностного лица, которую ведёт кадровая служба и подшивает в личное дело. Её не сдают в органы статистики как квартальный или годовой отчёт.

Карточку заводят в день назначения на должность. Разделы с персональными данными заполняет сам должностное лицо по паспорту, диплому и трудовой книжке. Остальные записи вносит кадровик на основании распоряжений совета. Заполнять карточку можно вместе: сначала работник, затем отдел кадров проверяет данные и заполняет служебные графы.

Приказ Минстата от 26.12.1995 № 343, которым была утверждена форма, формально утратил силу. Национальное агентство Украины по вопросам государственной службы в письме от 09.06.2017 № 5263/13-17 рекомендовало советам и дальше пользоваться именно этой формой, поскольку карточка государственного служащего на должностных лиц органов местного самоуправления не распространяется. Новый закон о службе в органах местного самоуправления и новая карточка к нему вступят в силу не ранее чем через шесть месяцев после отмены военного положения. До этого момента используйте бланк П-2ДС.

1. Что такое форма П-2ДС и кто должен её вести

Это первичный кадровый документ, а не демографический отчёт громады. В карточке фиксируют персональные данные, образование, стаж, назначения, ранг, отпуска и повышение квалификации. Без неё личное дело должностного лица считается неполным.

Ведите карточку на каждое должностное лицо местного самоуправления: главу громады, секретаря совета, заместителей, руководителей управлений и отделов, специалистов службы. На технических работников аппарата обычно заводят обычную карточку П-2, а не П-2ДС.

Кратко. Карточку не отправляют в Главное управление статистики в Волынской области. Её хранят в личном деле в запирающемся шкафу отдела кадров.

За наличие и актуальность записей отвечает служба управления персоналом. Во Владимирском городском совете это отдел по вопросам кадровой работы. Если кадровиков двое, распределите обязанности: один собирает документы у работника, второй сверяет распоряжения и стаж.

2. Какие сведения нужно вносить

Не придумывайте цифры «на глаз». Каждая запись должна подтверждаться документом. Соберите необходимые документы до того, как заполнять бланк.

• ФИО, пол, дата и место рождения, гражданство — по паспорту.
• Образование, специальность, квалификация, номер и дата диплома — по документу об образовании; название учебного заведения указывайте таким, каким оно было на момент выдачи диплома.
• Общий стаж, непрерывный стаж и стаж службы в органах местного самоуправления — по трудовой книжке, распоряжениям о приёме, переводе и увольнении.
• Основание назначения: конкурс, патронатная служба или другое законное основание — по протоколу конкурса или соответствующему распоряжению.
• Категория должности, должностной оклад, ранг — по распоряжению о назначении или присвоении ранга.
• Воинский учёт — по военному билету или удостоверению о приписке.
• Состав семьи и адрес — со слов работника и по паспорту; смену фамилии подтверждайте свидетельством о браке.

Если пропустить любой из этих разделов, последующие записи будет сложно внести. Без даты назначения не получится рассчитать стаж службы. Без диплома нельзя проверить, соответствует ли должность требованиям к образованию. При проверке Государственная служба Украины по вопросам труда может расценить такие пробелы как неполное ведение кадрового учёта.

3. Как заполнить каждый раздел

Заполняйте карточку на украинском языке, в именительном падеже, без сокращений и исправлений корректором. Даты указывайте в формате дд.мм.гггг. Поле для регистрационного номера учётной карточки налогоплательщика оставляйте пустым, только если в паспорте есть отметка об отказе от номера по религиозным убеждениям.

Раздел «Общие сведения» заполняет работник. Проверьте, чтобы девичья фамилия была указана в скобках, если она менялась. Место рождения указывайте полностью: страна, область, район, населённый пункт. В поле гражданства укажите дату его приобретения: 24.08.1991 — если человек постоянно жил в Украине и имел гражданство СССР; дату рождения — если гражданство получено при рождении; фактическую дату указа — если гражданство было приобретено позднее.

Служебные разделы заполняет кадровик. В блоке о приёме укажите основание: номер и дату протокола конкурса или реквизиты распоряжения. В разделе о продвижении по службе каждое изменение должности, подразделения, категории или ранга вносите отдельной строкой. Не объединяйте три перевода в одну запись — иначе потом не удастся восстановить хронологию.

Пример. Работника приняли 03.03.2021, перевели 12.09.2023, ранг присвоили 20.09.2023. В карточке должны быть три отдельные записи с тремя основаниями, а не одна строка «специалист, III ранг».

Рассчитывайте стаж самостоятельно по трудовой книжке, не переписывайте цифру с предыдущего места работы. Сложите периоды работы в годах, месяцах и днях, затем переведите дни в месяцы, а месяцы — в годы. Стаж службы в органах местного самоуправления рассчитывайте только за периоды работы на должностях местного самоуправления. Ошибка даже в один месяц изменит дату присвоения следующего ранга и начисления надбавки за выслугу лет.

Приложение 1 — трудовая биография с начала трудовой деятельности. Укажите здесь обучение в вузах, военную службу и работу по совместительству. Названия учреждений приводите такими, какими они были в тот период, а не как они называются сейчас.

4. Сроки, хранение и «подача» карточки

Заведите карточку в день издания распоряжения о назначении. Не откладывайте это «на потом, после присяги»: присяга, распоряжение и карточка должны одновременно попасть в личное дело.

Обновляйте записи в день изменения: при переводе, присвоении нового ранга, предоставлении отпуска, смене фамилии, повышении квалификации. Не откладывайте исправления до конца года. Бумажную карточку храните в личном деле. Личные дела действующих должностных лиц храните отдельно от дел уволенных.

Источник: практика кадрового учёта в органах местного самоуправления с использованием формы, утверждённой приказом Минстата от 26.12.1995 № 343, и письмо НАДС от 09.06.2017 № 5263/13-17; сведения о сроках приведены для практического применения, а не являются календарём Госстата.

Не отправляйте карточку по электронной почте. Сканированную копию можно хранить во внутренней системе совета при условии ограничения доступа. Передавать персональные данные из карточки внешним адресатам без законного основания нельзя.

Отдельного штрафа «за несдачу П-2ДС в органы статистики» нет: это не статистическое наблюдение. Риск связан с другим. Государственная служба Украины по вопросам труда может квалифицировать отсутствие кадровых документов или их ненадлежащее ведение как нарушение других требований трудового законодательства. По различным оценкам, с 1 января 2026 года минимальная зарплата составляет 8 647 грн. Штраф за такое нарушение может ориентировочно рассчитываться исходя из этой суммы: 1 × 8 647 грн за первый случай и 2 × 8 647 грн, то есть 17 294 грн, если такое же нарушение повторилось в течение года. Сумма зависит только от нового размера минимальной зарплаты на дату выявления нарушения, а не от «оценки инспектора».

Важно. В период военного положения штраф по статье 265 КЗоТ могут не применять, если совет полностью и в установленный срок выполнит предписание об устранении нарушений. Это не отменяет обязанности вести карточки надлежащим образом.

5. Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего путают формы П-2 и П-2ДС и заводят на специалиста отдела образования обычную карточку работника. Проверьте статус должности в штатном расписании: если это должность местного самоуправления, нужна только форма П-2ДС.

Вторая ошибка — сокращения. В карточке не используют записи «Вол. горсовет», «к.ю.н.», «г. В.-В.». Третья — расчёт стажа «на глаз»: берут цифру из предыдущей справки и не пересчитывают после перевода. Четвёртая — исправления корректором или новый лист без отметки о том, что он заменяет предыдущий.

Прежде чем считать оформление дела завершённым, проверьте его по этому списку.

• Используется именно бланк П-2ДС, а не П-2 и не карточка государственного служащего образца НАДС.
• Пункты 1–11 заполнены работником и соответствуют данным паспорта и диплома.
• Для каждого назначения, перевода и присвоения ранга указаны номер и дата распоряжения.
• Стаж пересчитан после последнего кадрового события.
• Нет незаполненных обязательных строк и незаверенных исправлений.
• Карточка подшита в личное дело, которое хранится в шкафу отдела кадров.

Если после оформления дела обнаружили ошибку, исправьте её в той же карточке. Кадровик зачёркивает ошибочную запись одной чертой, вносит правильную, указывает дату и ставит подпись, а при необходимости, согласно правилам совета, получает визу руководителя службы персонала. Новую карточку заводят только в том случае, если бланк испорчен или стал нечитаемым; в таком случае в деле оставляют отметку о замене.

6. Куда обращаться

Сначала обратитесь в свой отдел кадров. Во Владимирском городском совете отдел по вопросам кадровой работы находится по адресу: ул. Данила Галицкого, 5, каб. № 4. Начальник отдела — Насиба Мирзоева. Телефон приёмной совета: 0800 333 262.

Приём городского головы проводится в первый, третий и пятый понедельник месяца с 08:00 до 13:00 в помещении ЦНАПа. Обращайтесь к нему по кадровым вопросам, только если отдел кадров уже отказал или вопрос не решается из-за отсутствия подписи руководителя.

Кадровый учёт проверяет не статистика, а Государственная служба Украины по вопросам труда. В Волынской области этим занимается Управление инспекционной деятельности в Волынской области Западного межрегионального управления Государственной службы по вопросам труда: ул. Кравчука, 22-В, г. Луцк, 43026, тел./факс (0332) 71-74-88.

Что делать дальше

Если на этой неделе вы принимаете должностное лицо, распечатайте бланк П-2ДС, передайте работнику разделы с персональными данными и в тот же день заполните служебные графы на основании распоряжения.

Если карточки в совете годами не обновляли, выделите два-три рабочих дня на проверку личных дел. Составьте по штатному расписанию список должностей местного самоуправления и проверьте, есть ли карточка П-2ДС на каждого работника. Заведите недостающие карточки сейчас, не дожидаясь проверки.

Если вы уже обнаружили ошибку в карточке, подшитой в дело, исправьте её сегодня, зачеркнув неверную запись и заверив исправление подписью. Не печатайте «чистый» экземпляр взамен старого без отметки о замене.

Если вы готовитесь к переходу на новую форму после вступления в силу закона о службе в органах местного самоуправления, не выбрасывайте действующие карточки П-2ДС. Старые карточки остаются в личных делах; новую форму применяйте с даты, установленной законом и приказом НАДС, а не заранее «на всякий случай».