Форма П-2ДС для органів місцевого самоврядування — це особова картка посадової особи, яку веде кадрова служба і кладе в особову справу. Її не здають до органів статистики як квартальний чи річний звіт.
Картку заводять у день призначення на посаду. Пункти з персональними даними заповнює сама посадова особа за паспортом, дипломом і трудовою книжкою. Решту записів робить кадровик за наказами ради. Працювати можна вдвох: спочатку працівник, потім відділ кадрів перевіряє й дописує службові графи.
Наказ Мінстату від 26.12.1995 № 343, яким затвердили бланк, формально втратив чинність. Національне агентство України з питань державної служби в листі від 09.06.2017 № 5263/13-17 рекомендувало радам і надалі користуватися саме цією формою, бо картка державного службовця на посадовців ОМС не поширюється. Новий закон про службу в органах місцевого самоврядування й нова картка до нього наберуть чинності не раніше ніж через шість місяців після скасування воєнного стану. До тієї дати тримайтеся бланка П-2ДС.
1. Що таке форма П-2ДС та кому її вести
Це первинний кадровий документ, а не демографічний звіт громади. У картці фіксують особу, освіту, стаж, призначення, ранг, відпустки й підвищення кваліфікації. Без неї особова справа посадовця вважається неповною.
Ведіть картку на кожну посадову особу місцевого самоврядування: голову громади, секретаря ради, заступників, керівників управлінь і відділів, спеціалістів служби. На технічних працівників апарату зазвичай заводять звичайну картку П-2, не П-2ДС.
Коротко. Картку не відправляють до Головного управління статистики у Волинській області. Її зберігають в особовій справі в опечатаній шафі відділу кадрів.
Відповідає за наявність і актуальність записів служба управління персоналом. У Володимирській міській раді це відділ з питань кадрової роботи. Якщо кадровика двоє — розподіліть: один збирає документи з працівника, другий звіряє накази й стаж.
2. Які показники треба вносити
Не вигадуйте цифри «з голови». Кожен рядок має мати папір-підтвердження. Зберіть пакет до того, як сідати за бланк.
- ПІБ, стать, дата і місце народження, громадянство — з паспорта.
- Освіта, спеціальність, кваліфікація, номер і дата диплома — з документа про освіту; назву закладу пишіть такою, якою вона була на момент видачі диплома.
- Загальний стаж, безперервний стаж і стаж служби в ОМС — з трудової книжки, наказів про прийняття, переведення й звільнення.
- Підстава призначення: конкурс, патронатна служба чи інша законна підстава — з протоколу конкурсу або відповідного розпорядження.
- Категорія посади, посадовий оклад, ранг — з наказу про призначення чи присвоєння рангу.
- Військовий облік — з військового квитка або посвідчення про приписку.
- Склад сім’ї та адреса — зі слів працівника й паспорта; зміну прізвища фіксуйте свідоцтвом про шлюб.
Пропуск будь-якого з цих блоків ламає наступні записи. Без дати призначення не порахуєте стаж служби. Без диплома не перевірите, чи посада відповідає освітнім вимогам. На перевірці Держпраці саме такі розриви виглядають як неповний кадровий облік.
3. Як заповнити кожен розділ
Пишіть українською, у називному відмінку, без скорочень і без замазування коректором. Дати ставте у форматі дд.мм.рррр. РНОКПП залиште порожнім лише якщо в паспорті є відмітка про відмову від номера з релігійних переконань.
Розділ «Загальні відомості» віддаєте працівникові. Перевірте, щоб дівоче прізвище стояло в дужках, якщо воно змінювалося. Місце народження розписуйте повністю: країна, область, район, населений пункт. Для громадянства вкажіть дату набуття: 24.08.1991 — якщо особа постійно жила в Україні й мала громадянство СРСР; дату народження — якщо громадянство з народження; фактичну дату указу — якщо громадянство набули пізніше.
Службові розділи заповнює кадровик. У блоці про прийняття зазначте підставу: номер і дату протоколу конкурсу або реквізити розпорядження. У розділі про просування по службі кожну зміну посади, підрозділу, категорії чи рангу записуйте окремим рядком. Не зводьте три переведення в один рядок — потім не відновите хронологію.
Приклад. Працівника прийнято 03.03.2021, переведено 12.09.2023, ранг присвоєно 20.09.2023. У картці мають бути три окремі записи з трьома підставами, а не один рядок «спеціаліст, ІІІ ранг».
Стаж рахуйте самі по трудовій книжці, не копіюйте цифру з попереднього місця роботи. Складіть періоди роботи в роках, місяцях і днях, потім зведіть дні в місяці, місяці в роки. Стаж служби в ОМС рахуйте лише з дат перебування на посадах місцевого самоврядування. Помилка в один місяць змінює дату наступного рангу й надбавки за вислугу.
Додаток 1 — трудова біографія з початку діяльності. Сюди входять навчання у вишах, військова служба й сумісництво. Назви установ пишіть так, як вони називалися тоді, а не як зараз.
4. Строки, зберігання й «подання» картки
Картку заведіть у день видання наказу про призначення. Не відкладайте «на потім після присяги»: присяга, наказ і картка йдуть одним пакетом до особової справи.
Оновлюйте записи в день зміни: переведення, новий ранг, відпустка, зміна прізвища, підвищення кваліфікації. Не копите правки до кінця року. Паперову картку зберігайте в особовій справі. Справи посадовців, які служать, тримайте окремо від справ тих, хто вже звільнився.
| Ситуація | Що зробити | Строк |
|---|---|---|
| Прийняття на посаду | Завести картку П-2ДС і вкласти в особову справу | У день наказу |
| Переведення, ранг, відпустка | Дописати рядок із номером і датою наказу | У день видання наказу |
| Звільнення | Закрити записи, справу передати до архіву ради за номенклатурою | Після оформлення звільнення |
| Помилка після внесення | Виправити кадровиком, завірити підписом; не замазувати коректором | У день виявлення |
Джерело: практика кадрового обліку ОМС за формою, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343, та лист НАДС від 09.06.2017 № 5263/13-17; дані про строки — операційні, не календар Держстату.
Електронною поштою картку нікуди не розсилайте. Скановану копію можна тримати у внутрішній системі ради, якщо є обмежений доступ. Зовнішнім адресатам персональні дані з картки не передають без законної підстави.
Окремого штрафу «за нездану П-2ДС до статистики» немає: це не статистичне спостереження. Ризик інший. Відсутність або занедбаність кадрових документів Держпраці може кваліфікувати як порушення інших вимог законодавства про працю. За різними оцінками, з 1 січня 2026 року мінімальна зарплата — 8 647 грн. Штраф за таке порушення можуть рахувати орієнтовно від цієї суми: 1 × 8 647 грн за перший випадок і 2 × 8 647 грн, тобто 17 294 грн, якщо те саме порушення повторили протягом року. Суму змінює лише новий розмір мінімалки на дату виявлення, а не «оцінка інспектора».
Важливо. На період воєнного стану штраф за статтею 265 КЗпП можуть не застосувати, якщо рада повністю й у строк виконає припис про усунення порушень. Це не скасовує обов’язок тримати картки в порядку.
5. Типові помилки й як їх уникнути
Найчастіше плутають П-2 і П-2ДС і заводять на спеціаліста відділу освіти звичайну картку працівника. Перевірте статус посади в штатному розписі: якщо це посада місцевого самоврядування — лише П-2ДС.
Друга помилка — скорочення. «Вол. міськрада», «к.ю.н.», «м. В.-В.» у картці не ставлять. Третя — стаж «на око»: беруть цифру з попередньої довідки й не перераховують після переведення. Четверта — виправлення коректором або новий аркуш без позначки, що замінює попередній.
Перед тим як вважати справу закритою, пройдіть цей чеклист.
- Бланк саме П-2ДС, не П-2 і не картка державного службовця зразка НАДС.
- Пункти 1–11 заповнені працівником і збігаються з паспортом та дипломом.
- Кожне призначення, переведення й ранг мають номер і дату наказу.
- Стаж перерахований після останньої кадрової події.
- Немає порожніх обов’язкових рядків і закреслень без засвідчення.
- Картка підшита в особову справу, справа стоїть у шафі відділу кадрів.
Якщо після «закриття» справи знайшли помилку, виправляйте в тій самій картці. Кадровик закреслює хибний запис однією рискою, пише правильний, ставить дату, підпис і, за правилами ради, візу керівника служби персоналу. Нову картку заводять лише коли бланк знищений або нечитабельний; тоді в справі лишають позначку про заміну.
6. Куди звертатися
Спочатку йдіть до свого відділу кадрів. У Володимирській міській раді відділ з питань кадрової роботи працює за адресою вул. Данила Галицького, 5, каб. № 4. Начальник відділу — Насіба Мірзоєва. Телефон приймальні ради: 0800 333 262.
Прийом міського голови — перший, третій і п’ятий понеділок місяця з 08:00 до 13:00 у приміщенні ЦНАПу. Кадрові питання туди виносьте лише якщо відділ кадрів уже відмовив або справа стоїть через підпис керівника.
Перевіряє кадровий облік не статистика, а Держпраці. Для Волині це Управління інспекційної діяльності у Волинській області Західного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці: вул. Кравчука, 22-В, м. Луцьк, 43026, тел./факс (0332) 71-74-88.
Що робити далі
Якщо ви приймаєте посадовця цього тижня — роздрукуйте бланк П-2ДС, віддайте працівникові пункти з персональними даними і того ж дня закрийте службові графи за наказом.
Якщо картки в раді роки не оновлювали — виділіть два-три робочі дні на інвентаризацію особових справ. Складіть список посад місцевого самоврядування зі штатного розпису й перевірте наявність П-2ДС на кожну. Пропущені картки заведіть зараз, не чекайте перевірки.
Якщо вже виявили помилку в поданій до справи картці — виправте її сьогодні за правилом закреслення й підпису. Не друкуйте «чистий» екземпляр поверх старого без позначки про заміну.
Якщо готуєтеся до нової форми після набрання чинності законом про службу в ОМС — не викидайте чинні П-2ДС. Старі картки лишаються в справах; нову форму застосовуйте з дати, яку визначить закон і наказ НАДС, а не «на всяк випадок» заздалегідь.